Живелият миналият век Айви Ли имал репутация на експерт по въпросите на продуктивността. Разработеният от него метод за планиране на задачи се доказал на практика и донесъл на автора му голяма сума пари.
Подход на Айви Ли към управлението на задачите
По време на 15-минутните беседи с ръководители на големи компании консултантът споделял най-простият метод за постигане на максимална продуктивност:
1. В края на всеки работен ден си записвайте 6-те най-важни дела, които трябва да изпълните през следващия ден. Не надвишавайте това количество.
2. Подреждайте записаните задачи по реда на тяхната важност.
3. В началото на всеки работен ден се концентрирайте на първата точка от този списък. Доведете започнатото до края, едва след това преминете към следващата точка.
4. Постъпвайте по същия начин с останалите дела от списъка. В края на деня прехвърляйте незавършените дела в нов списък от 6 дела за следващия ден.
5. Повтаряйте този процес ежедневно.
Стратегията се оказва много проста, и Майкъл Шваб, един от най-богатите хора в света в края на Първата световна война, собственик на най-големите по онова време стоманодобивно и корабостроително предприятия, който се стремял да бъде винаги преди конкурентите, и неговият екип решили да я пробват.
3 месеца по-късно бизнесменът бил толкова впечатлен от резултати, че отново извикал Айви Ли в офиса си и му написал чек за 25 000 долара, което е еквивалент на 400000 долара днес.
Защо толкова прост метод работи?
1. Максимално опростява управлението на служебните дела
Критиците определят такива стратегии като твърде повърхностни и неотчитащи всички тънкости на живота. Какво може да се направи, ако се случи нещо непланирано?
Нима не е по-добре да се използват предимствата на високотехнологичните инструменти? Но трудността на решенията – това е именно това, което затруднява работния процес.
Просто ги игнорирайте, ако това е възможно, ако не – захващайте се с тях и се връщайте към списъка с приоритети колкото се може по-рано. Използвайте прости правила, за да решавате комплексни задачи.
2. Заставя ни да вземаме нужните решения
Едва ли в числото 6 е заключена някаква магия. Със същия успех можем да се концентрираме върху 5 задачи ежедневно. Всеки трябва сам да определя предела на своите възможности и да го отчита.
Когато човек е изпълнен с множество идеи, най-доброто, което може да направи, е да избере най-важното и да отложи всичко останало.
Самоограничението може да носи само полза. Ако не сме фокусирани върху нещо конкретно, тогава постоянно ще сме разсеяни.
3. Помага да започнем
Най-голямото препятствие по пътя към целта, това е началото. Може да ви е трудно да се отървете от обятията на дивана. Но, ако започнете да бягате, ще ви е много по-лесно да завършите тренировката.
Методът Ли ни кара да определяме задачите една нощ преди тяхното изпълнение, което помага да се настроим за работния ден от по-рано.
4. Учи да бъдем последователни
Съвременното общество обича изпълнението на множество задачи едновременно. Въпреки разпространеното мнение, да станеш по-зает не означава да си по-добър.
Напротив, по-малкото количество приоритети повишава продуктивността. Ако проследите специалистите във всяко едно нещо – атлети, артисти, учени, педагози или ръководители, ще видите тяхната обща черта, съсредоточени са върху важното. Това лесно може да се обясни.
Не можете да преуспете в едно, ако се разсейвате от 10 дни други неща.
